使用数码印刷机需要知道色彩管理的定义。每个包括图文的原稿，往往要经过许多包括数码印刷机等印刷设备的处理，才能得到其复制品。这些设备包括输入设备、图形及图像处理设备、输出设备等。由于数字化印前图文信息处理系统是开放型的，并不受限于所使用的设备、材料和工艺过程。各种品牌、类型和颜色特征的设备的呈色特征的多样性增加了颜色准确再现的难度。图文信息在这些设备的传递过程中，难免会产生信息损失，使复制出的图像与原稿无论在色彩、层次及饱和度上均相去甚远，严重的甚至使整幅图像面目全非。要正确而完善地复制原稿，必须有一种对色彩转换和传递进行控制的机制，这就是色彩管理。

色彩管理简称CMS(Color Mangement System)，它首先是一个色彩空间的问题，即基于哪个色彩空间来进行色彩的控制。显示器、数字相机、扫描仪等都工作在RGB的色彩空间；打印机、打样机、印刷机等都工作在CMYK的色彩空间中，同一幅图像在这些设备上输出时，最后的颜色效果完全有可能不同。这就是因为它们处于不同的色彩空间的缘故，出现色彩表达上的差异。